דברו עם אמא בזמן ארוחת הצהריים ובטלו את התראות המייל במחשב

סביר להניח שאם היו מודיעים לכם עכשיו שנמצאה הדרך להאריך את היממה ל־48 שעות, הייתם נושמים לרווחה. סוף־סוף תוכלו להספיק את כל המשימות שמזמן לכם היום, ועוד יישאר לכם עודף לכושר וליוגה. אבל האמת היא שלא פחות סביר להניח שגם אם היו לכם עוד 24 שעות ביממה, לא הייתם מצליחים להתחקות אחר הזמן האבוד. "בולעני זמן" או "גוזלי זמן" הם מושגים שהפכו לחלק בלתי נפרד מהחיים שלנו ב־20 השנים האחרונות, וככל שהזמן מתקדם והטכנולוגיה מתפתחת, הבעיה הזאת רק הולכת ומחריפה.

יש פעילויות רבות שנכנסות לחיינו בדלת האחורית שאנחנו לא שמים לב אליהן, כמו הססנות, דחיינות, מדיה חברתית, הצורך לענות לכל שיחת טלפון. מחקרים מראים שכל הפעולות האלה עלולות לבזבז לנו 50% מהזמן שאנחנו מייעדים לעבודה, וזה המון(צילום: Shutterstock)

למראית עין מדובר בבזבוז זמן. למה שתוסיפו לעצמכם עוד מטלה יומית כמו לתכנן את הזמן? לא עדיף לצלול ישר לרשימת המשימות ולהספיק יותר? התשובה היא לא. אי תכנון יגרום לכם לבזבז עד 50% מהזמן שלכם, כי אולי תספיקו יותר, אבל מי אמר שמה שתספיקו אכן חשוב ומועיל לכם?

אי תכנון יגרום לכם לבזבז עד 50% מהזמן שלכם(צילום: Shutterstock)

כמה זמן לבזבז על תכנון הזמן שלכם? עד 20% זה סביר מאוד ולא מוגזם כלל. אברהם לינקולן אמר פעם: "לו היו לי שמונה שעות לכרות עץ, הייתי מקדיש שש מהן להשחזת הגרזן", או במילים אחרות: להתחיל ישר לכרות את העץ בלי לחשוב על הדרך הטובה ביותר לעשות זאת זה בזבוז זמן שעלול להסתיים בכישלון. תכנון דרך הפעולה והכנתה (השחזת הגרזן) תחסוך זמן ותעלה את סיכויי ההצלחה במשימה.

כשאתם מתכננים את זמנכם, חלקו את המטלות שלכם על פי סדר חשיבותן. בספר "שבעת ההרגלים של אנשים אפקטיביים במיוחד" (הוצאת אור עם) מתייחס המחבר סטיבן קובי לארבע דרכים (ארבעת הרביעים) שבהן אנו מתנהלים:

הידעתם?

• אנשים אפקטיביים נזהרים מהרביע השלישי והרביעי. הם גם מצמצמים את הרביע הראשון ומקדישים יותר זמן לרביע השני.
• רבים מאיתנו נמצאים 90% מזמנם ברביע הראשון וברוב הזמן שנותר להם ברביע הרביעי (עסוקים בזוטות – פעולות המבזבזות זמן). אין להם זמן לרביע השני והשלישי.
• אחרים מבלים חלק ניכר מזמנם בטיפול בנושאים דחופים אך לא חשובים (ברביע השלישי) וחושבים שהם ברביע הראשון. רוב זמנם הם מגיבים לדברים דחופים ומניחים שהם גם חשובים, אבל הדחיפות מבוססת על סדר קדימויות וציפיות של אחרים.
  

בתכל'ס: בתחילת היום בצעו את המשימות שברביע הראשון, כלומר הדברים שדורשים טיפול מיידי. משם המשיכו לרביע השני, ולא לשלישי או לרביעי – כפי שעושים רבים. סדר עדיפויות אפקטיבי נותן קדימות ל"חשיבות" על פני ה"דחיפות". הרביע השני הוא החשוב ביותר כי הוא מפתח ושומר על יכולת הייצור שלכם. רביע זה הוא לב לבו של הניהול האישי האפקטיבי. הוא עוסק בדברים שאינם דוחקים ועם זאת חשובים. ברביע זה שלבו משימות כמו: בניית יחסים בינאישיים, תכנון לטווח הארוך והבינוני, אימון כושר, בדיקות תקופתיות, טיפול מונע, או במילים אחרות - כל אותם הדברים שאנו יודעים שאנחנו צריכים לעשות אבל אף פעם לא מגיעים אליהם מפני שאינם דחופים. המפתח לניהול זמן נכון יותר, המוביל לאיכות חיים טובה יותר, פחות לחץ ויותר תוצאות רצויות הוא הגדלת הפעולות השייכות לרביע השני.

האם אתם מתקשים להחליט מה חשוב באמת? כדי לתעדף נכון את המשימות שאלו את עצמכם את שלוש השאלות הבאות:

• האם המשימה חשובה?
• על איזה צד בחיי משפיעה משימה זו?
• האם יש לי תוכנית ברורה ואפקטיבית להשגת מטרה זו?
  

חיפוש אחר מסמכים עלול להתגלות כאחד ממבזבזי הזמן המשמעותיים של כל אדם עסוק. עשו לכם הרגל: ברגע שאתם נוגעים במסמך, סיימו את הטיפול בו. אם תניחו בצד ותחזרו אליו מאוחר יותר, תשקיעו בו יותר זמן.

בתכל'ס: רצוי לסרוק את כל המסמכים החשובים (אפשר בעזרת אופיס 365) ולתייק בתיקייה המתאימה במחשב. שמרו גם בטלפון הנייד את המסמכים החשובים, כמו ביטוחים, חשבוניות, דוחות, כך שהם יהיו זמינים לכם תמיד ולא תיאלצו לבזבז זמן עבודה יקר בחיפוש אחריהם.

משימות ללא קביעת מועד סיום הן מתכון בטוח למריחת זמן. קביעת מועד תמנע מכם בזבוז זמן מיותר.

בתכל'ס: ליד כל מטלה כדאי לכתוב מועד יעד ביצוע או מועד סיום. נסו להבטיח לאחרים מועד לסיום המטלה, כי התחייבות מדרבנת ומונעת בזבוז זמן. עליכם לקחת 100% אחריות לסיים את המשימה בזמן שנקבע, בלי תירוצים, האשמות או תלונות.

ליד כל מטלה כדאי לכתוב מועד יעד ביצוע או מועד סיום(צילום: Shutterstock)

מבזבזי זמן הם האויב של מי שרוצה להספיק יותר ולנצל את הזמן שלו היטב. חשוב מאוד לזהות אותם, ואפשר לחלקם לשניים:

• מבזבזי זמן חיצוניים שאין לנו שליטה עליהם: עמיתים לעבודה, משפחה, לקוחות, פקקי תנועה.
• מבזבזי זמן פנימיים (תלויים בנו בלבד): דחיינות, התרועעות חברתית, היעדר תכנון, אי יכולת לסרב, טלפונים, ביצוע מטלות שלא מקדמות אותנו.
  

אף אחד לא אוהב לטפל בביורוקרטיה כמו הזמנת חשמלאי או טכנאי למדיח, מס הכנסה, אישורים שונים או הצעות מחיר ותשלומים, אבל זה חלק מהחיים.

בריאן טרייסי, מומחה בינלאומי לניהול זמן, כתב בספרו "לבלוע צפרדע" (הוצאת אסיה) שלא מומלץ לטפל במשימות לא חשובות בשעות הריכוז שלנו. רוב האנשים מרוכזים יותר בשעות הבוקר, ולכן כדאי לנצל את השעות האלה למשימות הקשות ביותר שדורשות ריכוז רב ומיקוד.

לא מומלץ לטפל במשימות לא חשובות בשעות הריכוז שלנו. כריכת הספר "לבלוע צפרדע"

האם כל אימייל או הודעת ווטסאפ חדשה קופצים לכם על המסך של שולחן העבודה? כדאי להפסיק את השירות הזה כי הוא פוגע ביכולת שלכם להתרכז ולעבוד ברצף.

גם אם אתם מוכנים להישבע שבלגן לא מזיז לכם, כדאי שתדעו ששולחן לא מסודר גורם לבלגן ולאי סדר בראש.

סדר בכל חדר: הפרטים הקטנים שישמרו על גוף בריא ושקט נפשי. לחצו לכתבה (צילום: אנטולי מיכאלו סגנון: אינה גוטמן)

נחמד להיפגש עם בן משפחה או עם חבר ותיק באופן ספונטני, אבל לצערנו פגישות לא מתוכננות הן בזבוז זמן אדיר.

הסביבה שלנו מלאה ב"מבזבזי זמן", והקושי לסרב להם עלול להיות יקר מאוד. משבר משפחתי, חברה שזקוקה לעצה טובה, הזמנה לבית קפה, בקשת עזרה מבית הספר – כולנו מכירים את זה. אבל כדי לייעל את הזמן צריך ללמוד לומר לא.

• תעדפו. אפשר להתנצל בנימוס ולהחליט ביניכם ובין עצמכם על מה וכמה זמן אתם מוכנים לבזבז על פעילויות מהסוג הזה. בתקופות לחוצות כדאי לסרב לפעילויות מהסוג הזה או לשלב אותן עם משימות אחרות או בשעות שאתם מרוכזים פחות.
• גלו אמפתיה. הקושי שלנו לסרב ל"מבזבזי זמן" נובע מהתחושה שאנחנו "לא בסדר", ולכן אנו נוטים לתקוף את הצד המבקש וליצור מתח. במקום זאת כדאי לנסות לגבש גישה לא מלחמתית ואפילו אמפתית כלפי "מבזבז הזמן".
• אמצו גישה חיובית. חשוב שגישתכם תהיה גישה של פתרון בעיות משותף ולא של מאבקי כוח ושליטה. הביעו את הצרכים שלכם בלי לפגוע בצד השני.
• זכרו מה אתם רוצים להשיג. הישארו ממוקדים בתוצאה העתידית הרצויה.
• הסבירו את אילוצי הזמן שלכם. ועשו זאת בצורה אדיבה ואמפתית.
• היו מודעים לשפת גופכם. הפגינו טון דיבור, קצב דיבור ושפת גוף אסרטיבית ואפקטיבית, וסנכרנו אותם עם האנשים שעמם אתם מתקשרים.
  

אם יש לכם ייסורי מצפון על כך שסירבתם להיפגש עם בן משפחה או עם קולגה בעבודה, נסו לשלב זאת בזמן ארוחת הצהריים.

בתכל'ס: זמן האוכל יכול להיות מצוין לפגישות עבודה שלא מחייבות כתיבה או ריכוז מיוחד. אם אתם מבלים זמן רב בנסיעות לעבודה ובחזרה, נצלו את הזמן הזה לשיחות טלפון שדחיתם.

לא קל לסיים משימה לא קלה ולא נעימה, אבל אם הצלחתם לסיים, תגמלו את עצמכם בפרס קטן. זה אולי יישמע לכם טיפשי, אבל הכרזה על השלמת המשימה מעניקה תחושת הישג שמגבירה את המוטיבציה.

בתכל'ס: אל תשכחו לפרגן לעצמכם. לדוגמה, לאחר שסיימתם משימה קטנה – כוס קפה; לאחר שסיימתם משימה גדולה – ארוחת צהריים במסעדה מפנקת. הקפידו לא לתגמל את עצמכם לפני השלמת המשימה.

פרגנו לעצמכם(צילום: Shutterstock)

ניתוח ובקרה של היום שנגמר הם חלק בלתי נפרד מתהליך ניהול הזמן. זהו שלב חשוב מאוד, ולא מומלץ לדלג עליו. בשלב הזה בדקו אם עמדתם בלוחות הזמנים שהצבתם לעצמכם, נסו לחשוב על מה בזבזתם זמן ואיך לתקן זאת בעתיד. נסו להיות כנים ככל האפשר, כי רק כך תצליחו לאתר את גוזלי הזמן בחייכם ולהתגבר עליהם בהצלחה.

> האם השלמתי היום את כל הפריטים שבעדיפות גבוהה?

> כמה זמן בזבזתי בשיחות עם עמיתים?

> מהו הדבר הכי פחות יצרני שעשיתי היום?

> האם השגתי את מטרותיי להיום או יותר מכך?

> האם אני יכול להימנע מחלק מהדברים שאותם אני מחשיב/ה כבזבוז זמן?

> האם טיפלתי בכל הניירת שבה היה עלי לטפל היום?

> מה או מי בזבז את הכמות הגדולה ביותר של הזמן שלי?

התשובות לשאלות אלה יסייעו לכם לראות מה אתם עושים היטב ומה תוכלו לשפר מחר ובימים הבאים.

 ייעוץ מקצועי: תום ברנע, יועץ ארגוני, מנחה קבוצות ומרצה ומומחה לניהול זמן ולתקשורת בינאישית  אפקטיבית

 ואולי תנסו את עקרונות האיורוודה לחיים קצת יותר מקורקעים, מאוזנים ונושמים? 

קומו ב-05:30 והתיזו על הפנים מים קרים שבע פעמים. לחצו על התמונה לכתבה (צילום: Shutterstock)