בלי לחץ: 9 טיפים לניהול חכם של זמן

מי מבזבז את החיים ומי ממצה אותם? ובכן, בטח אפשר למצוא על כך הרבה תשובות. אפשר להגיד שמי שמעביר את החיים בכעסים או בחשבונות, מי שלא מתפנה לאהוב, מי שעסוק במרדף אחרי משהו ולא מספיק לשים לב לתינוק שמגלה את הידיים או לחתול שמשחק עם קרן שמש, מבזבז את החיים.

3 טעויות נפוצות בתכנון זמן:

1. אנחנו מטפלים בדברים הדחופים לפני החשובים. יש הבדל בין דברים חשובים (למצוא בן זוג, ללכת לבדיקה אצל רופא) לדברים דחופים (מבחן, תיקון דוד‭.(‬ רבים מטפלים כל הזמן בדברים הדחופים ובסוף לא מגיעים לחשובים.

2. אנחנו מטפלים בדברים שאנחנו אוהבים לפני כאלה שלא. יש דברים שקשה לנו להתמודד איתם. אנחנו דוחים ודוחים את הטיפול בהם והם ממשיכים לרבוץ עלינו ולהעיק.

3. אנחנו מבצעים מטלות קצרות לפני ממושכות. כתיבת התזה, לימודים לתואר שני או אפילו סידור הארון נראים כמו פרויקטים שגם אם נתחיל הם לא ייגמרו. אז אנחנו מעדיפים לסיים קודם עם תשלום החשבון, בישול המרק ושיחת הטלפון. והמטלות הממושכות? הן לעולם לא יסתיימו כי אף פעם לא נתחיל אותן.

אבל באמת, החיים הם סך הכל פרק זמן, ולבזבז את החיים זה לבזבז את הזמן. האפשרות היחידה למנוע מן החיים שלכם להישטף ולרדת לטמיון בטיפול אחר מיילים, משימות דחופות ודברים שאחרים רוצים מכם – תהיו חייבים לנהל את הזמן. אז איך עושים זאת? עינת בר־אילן קיץ, מאמנת אישית לנשים ומומחית לניהול זמן, וצופית תדמור, יועצת ארגונית ומאמנת אישית במכון בן־ארי, נותנות תשעה טיפים שיעזרו לכם לנהל את הזמן שלכם, במקום שהוא ינהל אתכם:

1. הקדישו זמן להכנת לוח זמנים: זמן הכנות הוא כמו עקירת שן. כואב לבזבז אותו, אבל הוא חוסך בזבוז זמן עתידי. מה עושים: הכינו את לוח הזמנים בערב שלפני יום העבודה; עשו רשימת מטלות (במחברת, בנייד או במייל‭;(‬ דרגו סדרי עדיפויות למטלות; רשמו ליד כל מטלה תאריך יעד; רכזו את כל הפעילויות מאותו סוג באותו הזמן (כל שיחות הטלפון, כל האימיילים‭;(‬ הקצו זמן פנוי ביומן לבעיות בלתי מתוכננות.

2. פנו שעה נקייה: בשעה הזאת הימנעו מהסחות דעת שוטפות - טלפונים, שיחות, אימיילים -- והתפנו לביצוע העבודה נטו.

3. התחילו מהעיקר: עשו את הדברים החשובים ביותר בתחילת היום, אחרת ייתכן שלא תגיעו אליהם.

4. תלמדו להגיד "לא": נקו את הזמן שלכם ממשימות שאין חובה או צורך שתעשו. למדו מה המגבלות שלכם, והכירו בכך שיש גבול לכמה שאפשר לדחוס.

5. האצילו סמכויות: אל תיקחו על עצמכם דברים שאחרים אמורים ויכולים לעשות.

6. נגעתם – סיימתם: אל תתחילו לטפל במשהו ואז תעזבו ותחזרו אליו שוב ושוב. התחלתם? סיימו כמו שצריך ופנו את המשימה משולחנכם.

7. סדרו את שולחן העבודה: שולחן עבודה מבולגן גורם לבזבוז זמן. לא רק שאנחנו מתחילים לחפש פתקים וניירות ומבטלים זמן בחיפוש, אנחנו גם לא מרוכזים כשהוא אינו מסודר.

8. התנתקו קצת מהטכנולוגיה: זללני הזמן הגדולים ביותר הם הטלוויזיה, המחשב, הפייסבוק והטוויטר והטלפון הנייד. רובנו התמכרנו להסתמסות, להתקשרות, להתחברות המתמדת. לפעמים זה חשוב, אבל לא פעם זה בא על חשבון זמן איכות. הגדירו זמנים גם להרגל הזה.

9. בטלו את הודעת הדואר הנכנס לטלפון הנייד: אם אינכם ראש לשכת הרמטכ"ל או שר הביטחון, סביר להניח שאתם יכולים להרשות לעצמכם לבדוק את האימייל שלוש פעמים ביום ולא ‭.30‬