תיוק מסמכים מהווה אחד מהמוקדים הבעייתיים בכל בית. גם בבתים המסודרים והמוקפדים ביותר, בעיות רבות צצות ועולות כשניגשים לטפל בניירת הרבה – מתלושי משכורת ישנים ועד ערימות הציורים של הילדים מהגן.
מירי מולכו ומליסה וינשטין הקימו את מסודרות ב-2007, ומאז נחלצות לעזרתם של אנשים שזקוקים לארגון וסידור הבית – גם בתחום הרגיש במיוחד של סידור ניירת. פנינו אליהן לקבל כמה כללים פשוטים שיבטיחו סדר שוטף בתיוקים, ועל הדרך גם סדר חדש לגמרי לספריות, הארונות ושולחן המחשב העמוס שלכם.
_________________________________________________________________________________
עוד מדריכים לארגון הבית בערוץ עשו בעצמכם
>> פתרונות לסידור ואחסון נעליים
_______________________________________________________________________________
לפני שניגשים לקנות את הציוד הצנוע הדרוש לסידור הניירת, חשוב לאמץ עיקרון פשוט אחד: "לפח, לתיוק או לטיפול". אם אינכם מתכוונים כלל לפתוח חלק מהמעטפות המגיעות אליכם, זרקו אותן ישר לפח. אין טעם לשמור אותן למועד אחר. שימו לב שאתם יודעים ממי נשלח אליכם הדואר ומה תכולת המעטפות. מולכו ווינשטין מספרות כי פעמים רבות נתקלו במעטפות בהן שיקים שעבר זמנם, תלושי שי שפג תוקפם, זימונים לבדיקות רפואיות חשובות ועוד. לכן, האופציות הן שלוש – לפח, לתיוק או לטיפול.
במה כדאי להצטייד לפני שמתחילים?
- 8-10 קלסרים ברוחב "גב-8" רצוי כאלה העשויים פלסטיק קשיח, אשר אינו מתבלה וניתן לניקוי בקלות
- 2-3 חבילות ניילוניות לתיוק עם חורים בצד בעובי 75-100 מיקרון
- טוש סימון עבה
- תיקיות פוליגל ("תיק ציור") כמספר הילדים במשפחה
12 כללים לתיוק יעיל
1. השתמשו בקלסרים ובניילוניות
שיטת התיוק המומלצת היא שימוש בקלסרים אחידים. ההיצע רחב ותוכלו לבחור בין קלסרים חלקים לכאלה בעלי דוגמאות. לא משנה באילו קלסרים תבחרו, ודאו שבחרתם בקלסרים עמידים, רצוי כאלה מפלסטיק קשיח ולא מקרטון, אשר נוטים להתבלות מהר יותר. בתוך הקלסרים הכניסו ניילוניות שקופות עם חורים בצידן. השימוש בהן מאפשר לראות את תוכנן בקלות ומונע את הצורך בחירור המסמכים באמצעות מחורר (תוך פגיעה במסמכים עצמם ולעיתים קרובות אף קריעתם). דאגו למלאי קבוע של ניילוניות ריקות בבית וכך תימנעו ממצב שבו נתקפתם דחף עז לתייק ואין לכם את האפשרות הטכנית לעשות זאת.
2. ותרו על המגירות
יש האוהבים את שיטת המגירות/מגשיות. שיטה זו בעייתית מפני שהיא מהווה מעין פתרון ביניים. כשהמגשיות יתמלאו יהיה ממילא צורך לטפל בניירת ואז הכמות לתיוק תהיה גדולה בהרבה. מעבר לכך, מגשיות פלסטיק או קרטון תופסות מקום רב וצוברות אבק.
3. ותרו על ההרמוניקה
אל תתפתו להשתמש בהרמוניקה לתיוק מסמכים. מדובר בפתרון שנראה אולי יפה על המדף בחנות, אך במהרה ההרמוניקה מתמלאת, לא ניתן לראות את תכולתה, היא מתעוותת ומאבדת מצורתה ואינה ממלאת את הייעוד לשמו נרכשה מראש.
4. תייגו כל קלסר
הקפידו לרשום על כל קלסר את תוכנו באופן ברור ובולט. אם קלסר אחד משמש לתיוק מסמכים במספר נושאים תוכלו להצמיד לדופן הפנימית של הקלסר מדבקה או דף ועליהם פירוט תוכנו.
על מנת להקל על התיוק בקלסרים הפעולה חייבת להיות אינטואיטיבית ופשוטה. רכזו יחד מסמכים מאותו סוג – קלסר רכב, קלסר מסמכים רפואיים, קלסר ביטוחים, קלסר בנקים וכרטיסי אשראי, קלסר תלושי שכר, קלסר תעודות אחריות וכולי.5. שמרו על סדר מהחדש לישן
מסמכים באותו נושא מומלץ לתייק על פי סדר כרונולוגי – החדש ביותר יופיע ראשון ומאחוריו יתר החשבונות/מסמכים מאותו סוג בסדר כרונולוגי יורד.
6. תייקו בתדירות גבוהה
אל תתפתו לפזר מסמכים, חשבונות ודואר נכנס בכל רחבי הבית. הקדישו מקום אחסון אחד כתחנת ביניים לעניין התיוקים, רצוי מגירה בגודל קטן עד בינוני. זה יהיה אזור הבלאגן שלכם. ברגע שמקום האחסון שהוגדר מראש יתמלא לא תהיה לכם ברירה אלא לתייק את הניירת. כך, התיוק לא יהפוך לפרויקט חיים ומשך התיוק לא יהיה ארוך ומייגע.
7. היפטרו מ"קערת ניירת" בחדר האוכל
תופעה נפוצה בבתים שבעליהם מתקשים להתמודד עם חוסר סדר היא "הקערה הדקורטיבית". אם אתם נוטים לבלגאן ואינכם 'פריקים' של סדר, הימנעו מלמקם קערה דקורטיבית בפינת האוכל, בכניסה לבית או במטבח. היא תהפוך לאבן שואבת לניירת ולא רק לה. מהר מאד תמצאו את עצמכם מנסים להתמודד עם ערימות שמאיימות להתפזר מתוך הקערה החוצה. ברגע שהקערה תתמלא עד גדותיה, הניירת תתחיל להיערם ולגלוש לכל מקום פנוי אחר – כסאות, משטח העבודה במטבח ובעצם, בכל מקום. רצוי שתמנעו מראש מיצירת "מלכודות" שכאלה.
8. אחסנו כרטיסי ברכה ומכתבים אישיים בקופסה ייעודית
כרטיסי ברכה, ברכות ומכתבים אישיים כדאי לשמור בקופסה מיוחדת לכך, מאחר שמדובר בניירת שתופסת יותר נפח מדפי חשבון. ניתן למצוא קופסאות דקורטיביות מסוגים שונים, בגדלים שונים ובמגוון חומרים ודוגמאות. התאימו את גודל הקופסה לכמות הברכות. אל תשכחו להשאיר מספיק מקום לברכות שעוד תקבלו. החליטו מראש אם ברצונכם לאחד את הברכות של כל בני הבית בקופסה אחת או להקצות לכל בן משפחה קופסה משלו. את הקופסה תוכלו לאחסן בתוך ארון סגור או על גבי כוננית או ספרייה פתוחה. גם כאן חשוב לברור. אין צורך לשמור כל פתק post it שכתוב עליו "מזל טוב". שמרו את הברכות המיוחדות והמרגשות במיוחד.
9. הכינו קלסר לכל ילד
הכינו קלסר רחב לכל ילד משפחה. רשמו את שם הילד באופן ברור על דופן הקלסר. הקלסר יכלול את כל המסמכים הרלוונטיים לאותו הילד – מסמכים רפואיים, פנקס חיסונים, קבלות שצריך לשמור, אישורי רישום למוסדות חינוך וכולי. כך תהיו בטוחים שבערב לפני החיסון לא תצטרכו לחפש בכל הבית את פנקס החיסונים.
10. מיינו ושמרו את עבודות יצירה של הילדים בתיקיות ייעודיות
כל מי שיש ילדים, החל בגילאי הגן, רגיל לקבל בסוף היום עבודות יצירה שהילדים חוזרים איתן הביתה. ככל שהילדים גדלים, כך גם כמות העבודות המגיעות הביתה וכמובן, ישנן כל אותן עבודות שהילדים יוצרים בבית, עם או ללא ההורים.
ניתן ורצוי לשמור על העבודות כמזכרת, אך מומלץ למיין אותן היטב. שימרו את אותן עבודות בעלות משמעות. כאלה שיש בהן ציון דרך כלשהו – השרבוט הראשון של הילד, הדמות הראשונה, המילה הראשונה וכדומה. שימרו עבודות שניתן לראות בהן התפתחות עם גדילת הילד. הקפידו לרשום על העבודות את שם הילד (במידה ולא רשום) ואת התאריך בו נוצרו. כך, תוודאו כי יישמרו עבודות בעלות ערך רגשי עבורכם ועבור הילדים. את העבודות מומלץ לשמור בתוך תיק ציור מפוליגל. הכינו תיק כזה עבור כל אחד מהילדים בבית ורשמו עליו את שמו בבירור.11. השתמשו בדואר האלקטרוני
מומלץ לעבור לקבלת חשבונות באמצעות הדואר האלקטרוני. יותר ויותר גורמים מוסדיים מאפשרים קבלת הדיווחים החודשיים במייל – חברות הסלולר, כבלים/לוויין, כרטיסי אשראי ועוד. מעבר לעובדה כי מדובר על צעד קטן לטובת איכות הסביבה – חשבו על כך, שמדובר בהרבה פחות דואר נכנס שיש לטפל בו וכמובן, פחות מסמכים לתייק.
12. תייקו נכון גם במחשב
במקביל לתיוק הניירת והמסמכים המגיעים בדואר, הקפידו לשמור על ארגון גם במחשב שלכם. הקפדה על שיוך מסמכים לספריות מתאימות והגדרה נכונה של תיקיות ותת תיקיות תקל עליכם לאחזר מידע ולמצוא מסמכים החשובים לכם. גם במחשב, כמו בתיוקים של ניירת, חשוב שהתיקיות יהיו אינטואיטיביות מספיק על מנת שתוכלו לאתר את מבוקשכם בקלות.
נסו לאפיין את סוגי המסמכים השמורים אצלכם במחשב לפי נושאים (תכתובת שוטפת, תמונות, בית, ברכות, כספים, ילדים, חו"ל וכו'). פתחו תיקייה עבור כל נושא ודאגו ששם התיקייה יהיה מובן וברור ויזכיר לכם תמיד מה סוגי המסמכים השמורים בתוכה.
מומלץ לפתוח תיקייה לכל ילד, שם תוכלו לשמור חומר רלוונטי עבור הילדים ובגילאים מאוחרים יותר, יוכלו הילדים בעצמם להשתמש בתיקיות שלהם.
>> עוד כתבות על סידור ועיצוב הבית
