בלי להתנצל ובלי להתנחמד: כך תנסחי מיילים מקצועיים ואסרטיביים

מילים מקטינות, התבטאויות שמשדרות חוסר ביטחון, התנצלויות סמויות ומסר מצטדק: כל השגיאות הנפוצות שאת עושה בדרך לכתיבת מייל, ואיך לדלג עליהן

טעית? טעינו? טעיתם? קורה לכולם. אין צורך לפתוח במסכת התנצלויות (צילום: Shutterstock)
טעית? טעינו? טעיתם? קורה לכולם. אין צורך לפתוח במסכת התנצלויות (צילום: Shutterstock)

בשנת 2016 הוציאה חברת התכנות את התוסף defmethod.com לשירות המיילים של ג'ימייל בשם Not sorry. התוסף, שזכה מאז ליותר מ־35 אלף הורדות והוא זמין בשפה האנגלית בלבד, סוקר את המייל לאחר שנכתב ומסמן בקו תחתון מילים "בעייתיות". מה יכול להיות בעייתי? מילים מקטינות, מתנצלות או ביטויים שמערערים את המסר שאותו את רוצה להביע. "אני לא מתכוונת להפריע...", "רק רציתי לשאול...", "סליחה, אבל תהיתי אם אפשר..." ועוד.

 

גדולתו של התוסף היא בפירוט שהוא מציע. במעבר עם העכבר על המילה המסומנת מקבלת הכותבת הסבר של כמה שורות למה הביטוי או המילה אינם מתאימים ופוגעים בתוכן שהיא מבקשת להעביר. האלטרנטיבות המוצעות הן הרבה יותר אסרטיביות, נקיות מרגש או התנצלויות.

 

Not sorry הומצא על ידי תמי רייס, מתכנתת שהגתה אותו בעקבות דיון נשים ברשת על כתיבת מיילים. עם צאתו לאוויר האינטרנט הוא זכה לדיונים מעמיקים בפורומים של נשים ששיבחו אותו ("צעד מספר אחת לשינוי - לשים לב כמה אנחנו מתנצלות בלי לשים לב") לצד ביקורות שיצאו נגד הקריאה לכתוב מייל "כמו גברים" ובכך שוב לנכס את הקול הנשי לסטנדרטים שלא מתאימים לו.

 

אל תסיימי מייל בסימן שאלה - את הסמכות המקצועית. אהבת את מה שכתבת? בקשי מהצד השני להשיב בהקדם (צילום: Shutterstock)
    אל תסיימי מייל בסימן שאלה - את הסמכות המקצועית. אהבת את מה שכתבת? בקשי מהצד השני להשיב בהקדם(צילום: Shutterstock)

     

    רונית כפיר, מרצה לעצמאיות על תקשורת אסרטיבית עם לקוחות, מעצבת פנים ובלוגרית, בעלת העמוד #נעיםמאוד סבורה שהדרך לשינוי הטון במיילים של נשים עוברת קודם כל דרך תרגול, תרגול ותרגול. "ככל שאני עושה עוד ועוד הרצאות לנשים, אני מגלה יותר צורות של התנצלויות סמויות שאנחנו אפילו לא שמות לב שאנחנו משתמשות בהן. כל מיני מילים שמשתרבבות למיילים שלנו, מקטינות, מתנצלות, מתנחמדות".

     

    למה אנחנו עושות את זה?

    "מחקרים שבדקו את הנושא גורסים שמגדלים אותנו להיות עזר כנגדו ולא עצמאיות שעומדות בזכות עצמן. אנחנו פוחדות ממה יגידו עלינו, אם יאהבו את מה שאנחנו עושות ורוב השיחות על הערך העצמי שאנחנו עושות עם עצמנו הן מקטינות. קשה לנו להלל את עצמנו, לשווק ולעוף על עצמנו, זה כאילו לא התפקיד של נשים. היום יש שיח מאוד דואלי. את אמורה לעוף על עצמך ולחגוג 'אני מלכת העולם', אבל כשזה מגיע לתכל'ס, למכור את עצמך לא נעים לך".

     

    ממה אנחנו חוששות?

    "לצאת יהירות או מתנשאות. מי אני חושבת שאני? וזה לא רק בהתנהלות עסקית. אני רואה הרבה פוסטים בבלוגספרה או ברשתות חברתיות שמתחילים בהתנצלות".

    רונית כפיר: "היום יש שיח מאוד דואלי. את אמורה לעוף על עצמך ולחגוג 'אני מלכת העולם', אבל כשזה מגיע לתכל'ס, למכור את עצמך - לא נעים לך"

     

    תני דוגמאות לכתיבה מקטינה.

    "'רק רציתי להגיד'; 'לדעתי הצנועה'; 'וואו איזו גרועה אני'; 'יצאתי סתומה' - זה המרחב הפרטי שלך, למה את צריכה להקטין את הדעה שלך? אנחנו מאוד קלות על ההדק כשזה מגיע לביקורת עצמית. אנחנו מחמירות עם עצמנו ומפרגנות לאחרים. תחשבי על הקול הפנימי שלך, כמה את נוקשה עם עצמך כל הזמן.

    "יש גם את אלה שמשתמשים בצמד המילים 'סוג של'. ערכתי הרצאה לסופרים בירושלים וכשהם נשאלו לגבי עצמם, כולם אמרו, בווריאציה כזו או אחרת, 'אני סוג של סופר'. את לא סוג. את עצמך".

     

    מעניין שדווקא בשיח בעל פה, יש יותר ויותר נשים אסרטיביות ומנהלות שכבר לא מדברות כך.

    "אני מסכימה איתך שבדיבור זה פחות מורגש. כשאני אומרת שצריך לעשות משהו, אז אני יכולה להוסיף אינטונציה וחיוך, זה משפט נקי. זה מה שצריך לקרות עכשיו. אם אני אכתוב כמו שאני מדברת, כשאני רואה את המילים כתובות, פתאום זה נראה לי מאוד קשוח ונוקשה. אני מסננת, מרככת.

    "היו לי לקוחות בריטים שהתכתבתי איתם במייל. כל מייל עבר לחברה דוברת אנגלית להגהה לפני שהוא נשלח. קרה שהיה צריך להרחיב את הפרויקט ולדרוש יותר כסף. במקום פשוט להגיד: 'הפרויקט הוא לא מה שהיה בהתחלה וזה יעלה עוד 100 אלף שקל', התחלתי להסביר את עצמי, להתפתל, לפרט בהגזמה. החברה שעברה על הטקסט אמרה: 'את מאוד אפולוג'טיק. לא צריך את כל ההתנצלות הזו, זו פשוט המציאות ואת מתארת אותה'. אנחנו נוטות יותר לחשוב על הלקוח מאשר על עצמנו, יש לנו הזדהות יתר עם הצד השני. אבל בדיאלוגיים עסקיים, זה משבש את הכל".

     

    המאיירת והמעצבת דני דונובון (danidonovan@) העלתה לאחרונה לחשבון האינסטגרם שלה טבלה מאוירת המציעה פתרונות קלים ויעילים לבעיות ניסוח בכתיבת מיילים (adhddd.com). בעזרת רונית כפיר שתרגמה והוסיפה כמה טיפים משל עצמה, תוכלו לתרגל מעתה והלאה כתיבה מעצימה:

     

     

     

    לא: האם זה נשמע לכם הגיוני?

    כן: אני כאן לכל שאלה או בירור.

    הרציונל: אל תזלזלי בידע שלך או במה שאת מציעה, על זה משלמים לך.

     

     

    לא: רק רציתי לבדוק איך זה מתקדם.

    כן: מתי אוכל לקבל עדכון בנושא?

    הרציונל: עלייך לחתור לקבלת תשובה בזמן ספציפי, זכותך לדעת מה קורה. הזמן שלך יקר. יקר מאוד. אל תשלחי שאלה פתוחה כמו "מתי הכי נוח לכם?" קבעי זמן ושעה ואם תרצי להציע גמישות, הציעי כמה מועדים.

     

     

    לא: האם אוכל לצאת מוקדם?

    כן: עליי לעזוב בשעה 16:00.

    הרציונל: את צריכה לצאת מוקדם? יש לך פגישה נוספת? אל תתפתלי, קבעי עובדה. תמיד תוכלי לקבוע לעצמך דד־ליין ולהשלים את השעות הנוספות למחרת.

     

     

    לא: מצטערת, אני אם חד־הורית, נמצאת עם הבן שלי במיון ולכן לא יכולה לטפל בזה עכשיו.

    כן: קיבלתי, תודה. לא אוכל להתפנות לזה כרגע.

    הרציונל: אל תתמסכני, אל תלאי את הלקוח (או הבוס) בפרטים מיותרים.

     

    לא: בכיף! אין בעיה.

    כן: תמיד שמחה לעזור.

    הרציונל: העזרה והעצה שאת נותנת הן לא דבר של מה בכך ולא צריך להגיש אותן עם תחושת ביטול.

     

    לא: מתנצלת על העיכוב, היה לי בלת"ם.

    כן: תודה על הסבלנות, הנה החומרים שביקשתם.

    הרציונל: אל תתפתלי כשאת לא עומדת בדד־ליין, העבירי מסר שאת מודעת לאיחור בלו"ז.

     

    לא: סליחה, טעיתי, זה לא היה צריך לקרות.

    כן: תודה ששמתם לב, הנה קובץ מעודכן.

    הרציונל: טעית? טעינו? טעיתם? קורה לכולם. אין צורך לפתוח במסכת התנצלויות.

     

    לא: "בעיניי חשוב ל...", "לעניות דעתי".

    כן: הפתרון הטוב ביותר לבעיה הוא; העיצוב המיטבי לאתר הוא; הצבע המוצלח ביותר הוא כחול; הגדלת התקציב תפתור את הדילמה הזו.

    הרציונל: ברור שאת כותבת את דעתך והיא אינה ענייה. כל דבר שאת כותבת הוא דעתך והעמדה שלך, ולכן הנושא צריך להיות... הנושא. את יודעת שיש דעות אחרות ולגיטימיות, אבל זו העמדה הנחרצת שלך.

     

    לא: אשמח לשמוע מה דעתך.

    כן: אשמח להתקדם עם הנושאים לעיל (מומלץ להוסיף לו"ז מוגדר לקבלת תשובה).

    הרציונל: אל תסיימי מייל בסימן שאלה - את הסמכות המקצועית. אהבת את מה שכתבת? בקשי מהצד השני להשיב בהקדם.

     

    לא: חשבתי שאולי כדאי ש...

    כן: להתקדם באופן הבא.

    הרציונל: את יודעת מה את עושה. את לא צריכה אישור ולא צריכה לגשש לגבי ההתאמה לצד השני. הוא משלם לך או נעזר בך כי את יודעת מה את עושה.

     

     

    לא: סליחה שאני פונה אלייך ככה/ רק רציתי לשאול/ מצטערת אם השאלה שלי חצופה.

    כן: קראתי את המאמר שלך בנושא X והבנתי שאת המומחית שתוכל לעזור לי; ראיתי הרצאה שלך ואשמח לדעת מתי יש מועדים נוספים.

    הרציונל: אין צורך להתנצל בפתיחת מייל אך כדאי לחשוב שנייה לפני שעושים send - האם הבקשה שאת מבקשת חצופה? אז אל תבקשי. אם היא לגיטימית, נסחי אותה בצורה ברורה. אם את לא בטוחה שהיא לגיטימית או חצופה - פשוט שאלי בצורה ישירה, אבל בלי להתנצל - "אני לא יודעת אם את נותנת ייעוץ מהסוג הזה, אשמח לשמוע ממך/ אשמח לקבוע פגישה/ אשמח לשלם על פגישה".

    נשים עסוקות יעריכו יותר מייל קצר וממוקד מאשר תלי תלים של התפתלויות בשם הנחמדות. גם לכתוב "שלום", "תודה" ו"בברכה" זה להיות מנומסת וזה מספיק.

     

    הגליון החדש של לאשה - עכשיו בדוכנים (צילום: דביר כחלון, סגנון: שירי שנהב)
    הגליון החדש של לאשה - עכשיו בדוכנים (צילום: דביר כחלון, סגנון: שירי שנהב)
     
    הצג:
    אזהרה:
    פעולה זו תמחק את התגובה שהתחלת להקליד