לפני 18 שנה, בתה הבכורה של טלי סגל, אז בת שנתיים, ניגשה אליה ושאלה: "אמא, את אוהבת אותי?" באותו רגע, סגל התכווצה. נכון. במסגרת הקריירה הצבאית שלה היא לא שהתה הרבה בבית. היא נהגה לצאת לבסיס לפני שבתה התעוררה, וחזרה ברוב המקרים בשעה שהילדה כבר הושכבה לישון. אבל היא השתדלה במהלך היום לעשות כמה שיותר גיחות הביתה, והאמינה שהיא מצליחה לאזן יפה בין הקריירה לחיי המשפחה. אלא שהשאלה של בתה ערערה את הכל. "זה היה השלב שבו הבת שלי בדיוק התחילה לדבר", מסבירה סגל. "וחשבתי לעצמי שאם זה אחד המשפטים הראשונים שיוצאים לה, אז כנראה אני עושה משהו מאוד לא בסדר".
סגל (46), אז מפקדת בקורס קציני חילוץ, נכנסה למשרד המפקד שלה וביקשה שיעביר אותה לתפקיד "משרדי ויותר רגוע" כדי שתוכל לעשות לעצמה קצת סדר בחיים. במקביל, החלה להיחשף לעולמות של ניהול זמן. "התחלתי לקרוא כל מיני חומרים בנושא כדי ללמוד איך אני יכולה לנצל את הזמן שעומד לרשותי בצורה הכי נכונה", היא אומרת, "וליישם את כל הכלים שלמדתי. מהר מאוד ראיתי שזה עובד כמו קסם".
באילו כלים השתמשת?
"בתור התחלה, בכלי הכי פשוט שאומר שאם תצאי יותר מוקדם לעבודה, תספיקי יותר דברים במהלך היום. או 'חוק פרקינסון', על שם ההיסטוריון האנגלי נורתקוט פרקינסון, שאומר שהמשימה מתגמשת לפי הזמן שאת נותנת לה. אם תחליטי לסיים משימה עד 16:00, את תסיימי אותה עד 16:00. מאידך גיסא, אם תחליטי לסיים את אותה משימה עד 12:00 - תסיימי אותה עד אז. ההבדל היחיד הוא שאולי התוצאה שלה תיראה קצת אחרת. למדתי גם איך עובדים נכון עם יומן, עם מייל, והבנתי שבעזרת כלים פשוטים את באמת יכולה לשנות את החיים שלך מקצה לקצה. דבר נוסף שלמדתי הוא שאני לא אדם לחוץ מטבעי. ברגע שיישמתי את הכלים, הפכתי לאדם נינוח ורגוע ולא הייתי יותר בהיסטריה מכלום. הבנתי שניהול זמן נכון יוצר הרבה שקט בחיים".
אחרי שעלתה על השיטה, לצד הרחבת המשפחה (היום היא גרושה, בזוגיות ואמא לארבעה ילדים), המשיכה סגל להתקדם בקריירה הצבאית. בגיל 35 קיבלה דרגת סגן אלוף ("זה נחשב גיל מאוד צעיר בצבא", היא אומרת בגאווה), התקדמה בשרשרת הפיקוד, ובמקביל רכשה לעצמה תארים אקדמיים ותעודות מקצועיות רבות ("יש לי תואר ראשון בהיסטוריה ובמתמטיקה, תואר שני במדיניות ציבורית, תעודות של עורכת לשונית, מטפלת התנהגותית, יועצת תדמית, מנחת קבוצות ועוד").
ההספק המטורף שלה לא הותיר את סביבתה אדישה. "כל הזמן אנשים סביבי התעניינו", היא מספרת. "שאלו אותי: 'איך את מספיקה לעשות כל כך הרבה דברים, ועדיין להישאר נינוחה כל הזמן?' לפני כמה שנים אחת הקצינות ששירתה לצדי ביקשה ממני שאבנה סדנה לניהול זמן ושאעביר אותה בצבא. במשך עשור, במקביל לתפקידיי הצבאיים, שהאחרון בהם היה מפקדת המכללה לפיקוד ומטה, העברתי סדנאות ליחידות שונות. לפני שנה וחצי,כשפרשתי מהצבא, היה לי ברור שזה הייעוד שלי: להעביר סדנאות לניהול זמן במשרה מלאה. ידעתי שאני יכולה להתאים את הסדנה לכל מי שיושב מולי, בין אם זה סגני אלופים, עובדות סוציאליות או מנהלי בנק. היום אני מעבירה סדנאות בעיקר לארגונים, אבל פעם בחודש אני עושה גם סדנה פתוחה לאנשים פרטיים".
מה לומדים בסדנה?
"הסדנאות באות בכמה מתכונות, אבל המכנה המשותף של כולן הוא אחד: 'ללמד איך להספיק יותר וברוגע': איך לשלוט בטכנולוגיה בלי שהיא תשלוט בנו, איך לעבוד נכון על מיילים ולהקפיד תמיד על אינבוקס ריק, איך לאזן בין קריירה לחיי משפחה ואיך לנצל את השעות הכי פרודוקטיביות של היום".
איך?
"מחקרים הוכיחו שעבודה שנעשית בין תשע ל־11 בבוקר תיקח לנו חצי שעה, בעוד שאם נעשה את אותה עבודה בדיוק בשעות אחר הצהריים היא תיקח לנו שעתיים. שעות הבוקר הללו הן שעתיים של זהב ולכן את הזמן הזה הכי כדאי להקדיש לעבודה מעשית במקום לעבור על מיילים, לדבר בטלפון או לערוך ישיבות. יש לי גם קורס דיגיטלי בשם 'מדחיינות להתנפלות', שאותו אפשר להזמין באתר Myco, שמספק כלים להתמודדות עם דברים שאנחנו נוהגים לדחות. הוא עוזר לברר מה מקור הדחיינות ובמקביל מלמד איך לקפוץ על המשימה. אחד הכלים, למשל, הוא חוק '3,2,1,' שמבוסס על עקרון 'חמש השניות' של אשת התקשורת והמנטורית האמריקאית מל רובינס. היא מסבירה שהמחשבה הדחיינית מגיעה אחרי חמש שניות. לכן, אם למשל כבר חודשים את רוצה לסדר את הארון שלך ואף פעם לא מצאת לזה זמן, אז בפעם הבאה שתעמדי מול הארון ותעלה בך המחשבה, תגידי לעצמך: 1, 2, 3 ותשליכי מיד את כל הבגדים על הרצפה. אז כבר תתחילי לסדר אותו. זה נשמע סופר־טיפשי וסופר־שטחי, אבל זה עובד בטירוף".
הבעיה הגדולה עם אנשים שנוהגים לדחות דברים ומרגישים שהם במרוץ נגד הזמן, זה שהם יתקשו למצוא זמן להירשם לסדנה בנושא.
"אני שומעת את זה הרבה. אנשים אומרים לי שהם הכי היו רוצים ללמוד איך לנהל נכון את הזמן, אבל אין להם זמן בשביל זה. זה גם לא רק למצוא יום לבוא לסדנה. זה גם שיעורי הבית שנדרשים אחריה.
"הסדנה מבקשת מאנשים להקדיש זמן לתכנון נכון, והרבה נרתעים מזה. אבל ידוע ברמה המחקרית ששעה אחת של תכנון בשבוע, מספקת עוד חמש שעות עבודה במהלך אותו שבוע; ששימוש נכון בתיבת האינבוקס חוסך לנו שליש מהעבודה ביום. נמצא ש־28 אחוז מיום העבודה שלנו נשרף רק על כניסה חזורת למיילים. בסופו של דבר אנשים צריכים להתייחס לניהול הזמן כמו להשקעה כספית: אתה משקיע סכום כסף קטן בהתחלה, אבל בהמשך מקבל סכום מאוד גבוה".
10 טיפים לניהול זמן נכון
====================
1. התנהלי עם אינבוקס ריק על בסיס יומי
"כשהאינבוקס שלנו מלא אנחנו נכנסות שוב ושוב לאותו מייל, וזה לוקח יותר זמן מהזמן הדרוש לטפל באותו מייל", אומרת סגל שנותנת את כל הטיפים הבאים. "לכן מומלץ לעבוד בשיטת 'חיה (מיילים שדורשים טיפול) מתה' (שאינם דורשים טיפול)".
ח' - חסל. מיילים שהטיפול בהם הוא זריז ויש לטפל בהם מיד (למשל להשיב באיזו שעה הפגישה מחר).
י' - יומן. מיילים שדורשים טיפול ממושך ויש להעביר אותם לרשימת המשימות (למשל, לכתוב מאמר).
ה' - המתנה. מיילים חשובים אבל לא דחופים שאותם את יכולה להדפיס או להעביר לתיקייה ולקרוא אותם כשיהיה לך זמן (למשל, חומר קריאה שהזמנת וקיבלת במייל).
מ' - מחק. מייל לא מעניין ולא דורש שמירה (למשל, כל דואר זבל או משהו שנשלח לי לידיעה אבל אין מה לעשות איתו).
ת' - תייק. מיילים שאינם דורשים פעולה, אבל נראה שכדאי לשמור כי אולי יום אחד נצטרך אותם (למשל, מתכון ששלחה לי חברה לעוגת גבינה מושלמת).
ה' - העבר. מיילים שמיועדים לפעולה או לידיעה של אדם אחר שהגיעו גם אליי.
2. עבדי עם רשימת משימות
"הראש שלנו הוא לא כלי שטוב לעבוד איתו. יש בו בלגן גדול, הוא שוכח והוא לא יודע לעשות סדרי עדיפויות. המטלה הראשונה שעולה לנו בראש, אינה בהכרח המטלה החשובה והדחופה ביותר. לכן מומלץ וחשוב לקבץ את כל המשימות ולרשום אותן. ברגע שהדברים מתחת לעיניים, הם מתחילים לקרות. מחקר מצא שברגע שמרוקנים את הראש, חווים סיפוק נפשי.
כמו כן חשוב להקפיד על רשימת משימות נגישה, זמינה ומול העיניים - בסלולרי או במחברת.
3. קבעי פגישה שבועית עם עצמך
"בחרי יום קבוע בשבוע שבו את נפגשת עם המנהלת שלך – שזו את. בזמן הזה עברי על הרשימה, מחקי כל מה שכבר הספקת, הדגישי מה שחשוב עוד להספיק והוסיפי משימות בהתאם".
4. הכניסי גם את החשוב שאינו דחוף ליומן
"מתברר שהדברים שהכי מקדמים אותנו בחיים, גם בעבודה וגם בפן האישי, הם דווקא הדברים הלא דחופים", אומרת סגל. לא דחוף ללכת להצגה עם הילד שלך, לא דחוף להירשם ללימודי תואר נוסף. אבל מכל הדברים הללו את בסופו של דבר צומחת. כדי להתפתח באמת עלייך לשאול את עצמך שלוש שאלות: מהו החשוב שאינו דחוף בעבודה שלי? מהו החשוב שאינו דחוף במשפחה שלי? מהו החשוב שאינו דחוף עם עצמי? את התשובות הכניסי לרשימת המשימות ותני להן משקל כמו ליתר הדברים החשובים והדחופים".
5. התנהלי בבית באותם כלים שעימם את מתנהלת בעבודה
"לעתים קרובות נשות קריירה לא מצליחות לנהל דווקא את הבית שלהן. הרעיון הוא לקחת את כל הכלים שעובדים לך בעבודה ולהעתיק אותם הביתה", אומרת סגל. "למשל, אם בעבודה את פועלת על פי הצבת יעדים, החליטי מה הם היעדים שלך בבית ופעלי בהתאם. למשל, היעדים שלך השבוע הם לסדר את המחסן, לעשות קניות, לקחת את הילדים להצגה וכו'".
6. תדלקי את עצמך
"הקפידי לעשות משהו קבוע, על בסיס יומיומי או שבועי, למען עצמך. למשל, פעילות ספורטיבית שמסבה לך אושר, חוג ציור וכו'. זה יזין אותך בכוחות ואנרגיות ליתר תחומי החיים ויאפשר לך להיות מנהלת יותר טובה, אמא יותר טובה וגם אדם יותר טוב".
7. התחברי לשעון הביולוגי שלך
"השעות הכי פרודוקטיביות של היום הן בין תשע ל־11 בבוקר, ארגני את יומך בהתאם. את המשימה הכי חשובה, שדורשת ממך את מלוא הריכוז, שבצי בשעות אלה".
8. בלעי את הצפרדע
"שבצי את המשימה שאת הכי לא אוהבת, בתור הדבר הראשון לעשות בבוקר", מציעה סגל. "למשל, טיפול בכספים והנהלת חשבונות זה משהו שרובנו לא אוהבות לעשות. אם עלייך להגיש דוח, על הבוקר, עוד לפני הקפה, הוציאי את כל החומר לשולחן והתחילי לעבוד. את הקפה תכיני רק רבע שעה אחרי שכבר התנעת את המשימה".
9. השקיעי זמן בנקודות הקריטיות שמעצבות את האווירה בבית
"גם אם יש לך קריירה תובענית ואת נמצאת הרבה שעות מחוץ לבית, יש כמה נקודות קריטיות שמעצבות את האווירה בבית ובהתאם הופכות אותו לבית חם או קר, שקט או רועש: הדרך שבה את יוצאת מהבית בבוקר או נכנסת אליו בערב, האופן שבו את מתנהלת בארוחה עם הילדים ובן הזוג או הדרך שבה את משכיבה את הילדים לישון. יש הבדל מהותי בין הכנת הילדים בבוקר בלחץ או ברוגע; יש שוני משמעותי אם בזמן ארוחת הערב את משוחחת עם הילד או בן הזוג ושומרת איתו על קשר עין או שהעיניים שלך כל הזמן על הנייד. חשוב לזכור שגם במקומות שאנחנו כועסים ולחוצים, אסור לתת לרגשות הללו ביטוי בנקודות המקודשות הללו".
10. הקפידי על זמנים שבהם הנייד שלך לא בטווח העין
"באוניברסיטת לוס־אנג'לס נערך מחקר שבמסגרתו חילקו 800 סטודנטים לשלוש קבוצות שקיבלו משימה זהה. הקבוצה הראשונה הורשתה להישאר עם הטלפונים הניידים ולהשתמש בהם. הקבוצה השנייה הורשתה להישאר עם הטלפונים אבל אסור היה להשתמש בהם. הקבוצה השלישית התבקשה להשאיר את הטלפונים מחוץ לחדר", מספרת סגל.
"הקבוצה שזכתה לציון הכי גבוה היא הקבוצה שנאסר עליה להשאיר את הטלפון. הקבוצה שיכלה להשתמש בטלפון, להיעזר בו ואף לקבל דרכו רעיונות, קיבלה את הציון הכי נמוך. הקבוצה שהורשתה להחזיק את הטלפון ולא להשתמש בו קיבלה ציון כמעט זהה לקבוצה שהורשתה להשתמש בטלפון.
"התופעה קיבלה את השם 'בריין דריין' (בריחת מוחות), שבה נוכחות המכשיר בטווח העין יוצרת הסחות דעת גם אם לא משתמשים בו. לכן ההמלצה היא שבזמן משימה שאת חייבת לסיים בזמן מוגדר, שימי את הנייד על שקט והכניסי לתיק. במקביל, סגרי במחשב אפליקציות מסיחות דעת, כמו ווטסאפ, פייסבוק ואפילו מייל".
