חמישה טיפים לניצב יעקב רז
לקראת העברת חלק מהפעילות הלא מבצעית של המשטרה לאאוט-סורסינג, מגיש שוקי שטאובר כמה עצות לראש אגף לוגיסטיקה של משטרת ישראל
השבוע פורסם כי המשטרה שוקלת להעביר חלק ניכר מפעילותה הלא מבצעית לאאוטסורסינג - מיקור חוץ בו נרכשים שירותים מספקים חיצוניים. אין לנו ספק כי נעשו שיעורי בית כדת וכדין, לבטח נבדקה הכדאיות ונלמדו לקחים מארגונים אחרים ומניסיונה של המשטרה עצמה.
אך בכל זאת, מתוך רצון לצמצם את הסיכוי שכספי ציבור ירדו לטמיון (כפי שקרה לא אחת במעבר של פעילות של גוף ציבורי לאאוטסורסינג), יש לנו חמישה טיפים לניצב יעקב רז - ראש אגף לוגיסטיקה של משטרת ישראל:
א. שאל את עצמך במלוא הכנות האם אין דרך טובה יותר לייעל ולשפר את ביצועיה של המערכת שאתה רוצה להעביר למבצע חיצוני. האם אינך מחפש את הדרך הקלה לשינוי במקום את הדרך הנכונה אך הקשה יותר?
ב. אל תבחר בספק שהצעתו היא הזולה ביותר. אם הוא יפסיד כסף, הוא יפסיק בעקבות כך את פעילותו או ידרוש לפתוח את החוזה מחדש. בדוק אפשרות לקבוע בתנאי המכרז כי הספק הזול ביותר יוצא מהמשחק. כך תגרום למתמודדים לתת מחירים ריאליים ולא מחירי היצף רק כדי להתגאות שזכו במכרז חשוב, ואז מאוחר יותר, כאשר יאחזו בגרונך, יבקשו שיפורים.
ג. אם לא בנית מערכת בקרה רצינית שתפקח על הספק לפי שיטה סדורה, זרעת מראש את זרעי הכישלון של השינוי המיוחל. השתדל שאנשי הבקרה המיועדת על הספק יהיו שותפים גם בבחירתו. כך גם תבחן את התקשורת והכימיה שנוצרת ביניהם. בלעדיהם איך לתהליך סיכוי להצליח.
ד. אל תשכח שאת השינוי חווים לא רק אנשי המערכת שעוברת לידי הספק החיצוני. חווים אותה גם אלו המקבלים ממנה שירותים. יש ליידע גם אותם על השינוי ועל כללי המשחק החדשים. למשל, אין יותר "לעשות טובה": כל פעולה עולה עכשיו כסף וכרוכה בחיוב תקציב היחידה מקבלת השירות.
ה. אל תחתום על שום הסכם התקשרות מבלי שקבעת באופן מדויק כיצד הוא מסתיים. היינו, קבע כיצד המערכת חוזרת לידיך ברגע שהספק יוצא מהמשחק. גבה הסכמה זו בערבות כספית ראויה, גם אם יש צורך להשתתף בעלותה.
שוקי שטאובר הוא מחברו של הספר "אאוטסורסינג - העברת פעילות מהארגון לניהול חיצוני".
ניצב יעקב רז
מומלצים
