מאת: צביה זכריה

הבעיה:
אתם מתמלאים אימה בכל פעם שאתם צריכים להתמודד עם ביורוקרטיה. מילוי טפסים, תשלומים, מעקב אחר קופות גמל, בנקים, ביטוחים - שורת המשימות הזאת מחייבת עיסוק סיזיפי בפרטים הקטנים, הבנה בנושאים שהם לעתים מורכבים, המתנה על הקו מול מרכזי שירות לקוחות, מעקב לאורך זמן. בקיצור - סיוט.

התיאוריה המקצועית:
רובנו דוחים משימות הקשורות לביורוקרטיה, מה שלאורך זמן יוצר אפקט של לחץ ועומס רגשי (שלא לדבר על הנזק הכספי). אבל אצל אנשים מסוימים תחושת חוסר המסוגלות להתמודד עם משימות אלה יוצרת פחד אמיתי עד כדי הדחקה טוטאלית של הנושא. אנשים אלה מתאפיינים בדרך כלל בדחיינות תמידית של משימות, בקושי מנטלי בתפקוד מול גופים גדולים, בביישנות ובחוסר ביטחון.

המשימה:
להפסיק לדחות ולהתחיל לטפל ביעילות ובנחישות בטפסים, בתשלומים, באשרורים ובמעקבים.

איך עושים את זה


1. קבלו החלטה. הצעד החשוב ביותר הוא להחליט שאתם מפסיקים את הדחיינות ומטפלים בכל משימה ברגע שבו היא מתגלגלת לפתח תיבת הדואר שלכם. מכיוון שרובנו מונעים על ידי דפוס חשיבה אוטומטי, ככל שתפחיתו את העיסוק בחשיבה ותתמקדו בעשייה, כך יהיה לכם קל יותר. התייחסו למשימות הבירוקרטיות כאל סוג של חובה וצרו סדרת פעולות טכנית ועניינית לטיפול בנושא.
2. נקו את השולחן. אספו את כל מה שדחיתם עד עכשיו - טפסים, מסמכים, משימות, אפילו ישנים מאוד. מיינו את הטפסים ואת המסמכים לפי רמת הקושי של הטיפול בהם, מהמשימה הכי קלה עבורכם ליישום, ועד לזו שהכי מאתגרת או אפילו מפחידה אתכם. סדרו אותם בערימה, כשהמסמך הכי קל לטיפול הוא העליון, וזה שהכי קשה - בתחתית, ואז פשוט התחילו לבצע. כדי להקל על עצמכם היעזרו באדם קרוב כסוג של שותף לעשייה. לרובנו קל יותר לבצע משימות כשיש לנו "חובת דיווח" חיצונית.
3. צרו שיטה פרטית. סמנו לכם ביומן תאריכים שעד אליהם יש לבצע משימות ספציפיות, ובו זמנית מצאו שיטה משלכם לתזכורת ולמעקב. אם קל לכם יותר כשאתם רואים מולכם את המשימות, הדביקו את הטפסים על המקרר או במקום בולט אחר. אם נוח לכם להכין דף משימות בכתב יד ולסמן וי ליד כל משימה שבוצעה, לכו על זה. אם אתם חובבי תזכורות בסמארטפון, גם טוב.
4. תגמלו את עצמכם. סיימתם שבוע של ביורוקרטיה מתישה? פנקו את עצמכם בזוג נעליים שכבר מזמן רציתם או בשעה של כיף בבית קפה. הרגלים טובים נטמעים תוך כדי תגמול עצמי חיובי.

צביה היא היא מנכ״לית משותפת של מרכז "מעגלים" לפיתוח כישורי מטפלים ומאמנים